Zoll & Export ohne Suchen
Lieferantenerklärung · Ausfuhr · Präferenzursprung
Die Maschine ist abgenommen, der Spediteur wartet – und im Haus kennt sich genau eine Person mit den Papieren aus. Ausgerechnet die ist im Urlaub, und zum Jahreswechsel wiederholt sich dasselbe Bild bei den Lieferantenerklärungen.
Wir setzen einen geführten Prozess auf: was wird verschifft, wohin, welcher Warenwert, welcher Ursprung. Daraus entsteht die Liste der Papiere, die Ihre hinterlegten Regeln für diesen Fall vorsehen – samt Vorlagen, die schon mit Ihren Stammdaten befüllt sind. Einmal eingerichtet, läuft der Jahreswechsel genauso ab wie die Eil-Lieferung nach Übersee, und das Wissen liegt danach im Werkzeug statt bei einer Person.
So läuft eine Ausfuhr heute
Ist-Aufnahme · manueller Weg- Arbeitsgang 010
Papierlage klären
Was verlangt dieses Zielland, dieser Kunde, diese Warengruppe? Zur Sicherheit noch eine Rückfrage bei dem Kollegen, der es immer macht.
2–4 Stunden - Arbeitsgang 020
Vorlagen suchen
Den letzten vergleichbaren Fall finden – im Ordner, im Postfach, auf dem Laufwerk – und hoffen, dass die Vorlage noch aktuell ist.
1–3 Stunden - Arbeitsgang 030
Daten zusammentragen
Warenwert aus dem ERP, Ursprung aus der Stückliste, Zolltarifnummer aus der letzten Anmeldung. Drei Systeme für eine Sendung.
2–5 Stunden - Arbeitsgang 040
Erstellen, prüfen, ablegen
Papiere ausfüllen, gegenlesen lassen, Spediteur versorgen, Kopie in die Ausfuhrakte. Bei Rückfragen beginnt der Weg von vorn.
3–6 Stunden
Summe heute≈ 1–2 Tage pro Sendung · Jahreswechsel: Wochen
Zeitangaben: Erfahrungswerte aus unserer Projektarbeit, keine Messwerte.
Probieren Sie es aus
Vereinfachte Regelmatrix · keine Zollberatung- HandelsrechnungPflicht
Grundlage jeder Drittlandsendung: Warenbezeichnung, Wert, Lieferbedingung.
- PacklistePflicht
Der Zoll prüft gegen die Rechnung: was steckt in welcher Kiste.
- Ausfuhranmeldung (ATLAS)Pflicht
Ab 1.000 € Warenwert elektronisch beim Zoll anzumelden.
- EORI-NummerPflicht
Voraussetzung für die Ausfuhranmeldung – einmalig beantragen, dauerhaft gültig.
- Ursprungsnachweis (auf Kundenwunsch)empfohlen
USA: kein Präferenzabkommen mit der EU – der Nachweis bringt keinen Zollvorteil, manche Kunden verlangen ihn trotzdem.
- CE-Konformitätserklärung & Betriebsanleitungempfohlen
Außerhalb der EU keine Pflicht (dort gelten eigene Standards) – viele Kunden verlangen die CE-Unterlagen aber vertraglich.
6 Dokumente für diesen Fall, davon 4 Pflicht – statt Aktenordner und Kollegen fragen.
Vereinfachte Demo – ersetzt keine Zollberatung. Im Projekt: Ihre Warengruppen, Ihre Zielmärkte, mit vorbefüllten Vorlagen aus Ihren Stammdaten.
Was Sie bekommen
Lieferumfang · Pos. 4- Geführter Export-Check: von der Anfrage zur Papierliste nach den Regeln, die Ihr Haus oder Ihr Zolldienstleister hinterlegt hat – mit Begründung zu jedem Dokument
- Vorlagen für Lieferantenerklärung, Handelsrechnung und Packliste – vorbefüllt aus Ihren Stammdaten
- Das Regelwerk Ihrer eigenen Zielmärkte hinterlegt, nicht ein Lehrbuch für alle Länder der Welt
- Jahreswechsel-Lauf: alle fälligen Lieferantenerklärungen in einem Durchgang statt in Wochenendarbeit
- Der Ablauf dokumentiert – nachvollziehbar für die Vertretung, den Urlaub und neue Kollegen
Hinweis: Wir sind keine Zollberater und leisten keine zollrechtliche Beratung. Wir digitalisieren Ihren Ablauf und halten die Regeln fest, die Ihr Haus oder Ihr Zolldienstleister vorgibt – welche Papiere das Werkzeug vorschlägt, ergibt sich allein aus diesen hinterlegten Regeln. Die fachliche Verantwortung für Tarifierung, Ursprung und Anmeldung bleibt bei Ihrem Unternehmen beziehungsweise Ihrem Dienstleister.
Wie wir vorgehen
- 010
Erstgespräch
15 Minuten, kostenlos. Wir sagen ehrlich, ob sich ein Werkzeug für Ihren Fall lohnt.
- 020
Pilot, 2 Wochen
Ein Prozess, Ihre echten Unterlagen, lauffähiges Werkzeug – 4.900 € Festpreis.
- 030
Rollout
Weitere Prozesse und Feinschliff, nach Umfang 12.000–25.000 €.
Was uns dazu gefragt wird
Fragen aus echten Gesprächen- Sind Sie Zollberater?
- Nein, und wir geben auch keine zollrechtliche Auskunft. Wir bauen den Ablauf nach, den Ihre Zollverantwortliche oder Ihr Dienstleister vorgibt – als geführtes Werkzeug. Was fachlich richtig ist, entscheiden weiterhin Ihre Leute; wir sorgen dafür, dass diese Entscheidung nicht bei jeder Sendung neu getroffen werden muss.
- Unser Spediteur macht das doch.
- Er meldet an, in der Regel elektronisch über ATLAS – die Angaben dafür kommen aber aus Ihrem Haus: Warenwert, Zolltarifnummer, Ursprung, Lieferantenerklärung. Genau dieses Zusammentragen kostet Sie die Stunden, und genau da setzt das Werkzeug an. Ihr Spediteur bekommt die Unterlagen auf einmal statt in einer Rückfrage-Schleife.
- Was, wenn sich Vorschriften ändern?
- Die Regeln liegen als Einträge im Werkzeug, nicht im Programmcode: Wer bei Ihnen den Zoll verantwortet, ändert einen Schwellenwert oder ein Dokument selbst, ohne uns. Einen Änderungsdienst für Zollrecht bieten wir nicht – größere Umstellungen wie ein neues Abkommen oder ein neuer Zielmarkt ziehen wir auf Zuruf nach.
- Wir exportieren nur in die EU.
- Dann ist die Lieferantenerklärung Ihr Thema. Ihre Kunden brauchen sie für die eigene Präferenzkalkulation und fragen sie meist zum Jahreswechsel gesammelt ab, mit Frist. Wer den Ursprung je Artikel nicht laufend nachhält, schreibt in dieser Woche Erklärungen statt Angebote.
- Wie kommen unsere Stammdaten ins Werkzeug?
- Als Export aus dem ERP oder als Excel-Liste: Artikel, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Wert. Einmal eingelesen, danach turnusmäßig aktualisiert. Fehlt eine Angabe, sagt das Werkzeug es beim ersten Fall – statt sie stillschweigend zu ergänzen.
Nennen Sie uns Ihre zwei häufigsten Zielmärkte.
Dazu, wer die Papiere heute ausfüllt und was passiert, wenn diese Person im Urlaub ist. Im Gespräch grenzen wir ab, welcher Teil sich als geführter Ablauf lohnt – und welcher bei Ihrem Zolldienstleister bleiben sollte.